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業務効率化を目指すための3つのアイデア|ITを活用した業務の無駄を削減!!

「業務効率化をしたい」

「コストを抑えた経営をしていきたい」

そんな方に向けて今回は、業務効率化を目指すための3つのアイデアを紹介します。

 

1:システムによって業務の自動化

「毎日の繰り返しの作業」「誰がやってもいい単純作業」そのような作業はシステム化して自動化することで、大幅に業務効率化を実現することができる可能性があります。

またシステム化することにより、誰がやっても同じ成果を出すことができるので人よって仕事の成果にバラつきがでてしまう問題を解決することもできます。

 

業務効率化のシステムは大きく分けると「パッケージシステム」と「スクラッチシステム」の2つがあります。

 

「パッケージシステム」とは、既存の業務効率化のためのシステムで、様々な会社が販売しています。

タスク・スケジュール管理システムや資料制作システムなどが一般的です。

 

多くの会社でも使えるように汎用性の高い機能を持っているという特徴がありますが、自社の業務環境や業務フロートに柔軟に合わせることが非常に難しいです。

ただ、比較的安価ですぐに運用を開始することができることから業務をシステム化するという目的がある場合はひとまずは「パッケージシステム」を探してみることをおすすめします。

 

「スクラッチシステム」とは、言い換えるとオーダーメイドのシステムです。

業務環境や業務フローが複雑でパッケージシステムでは、既存のシステムでは対応できない場合はこちらを選択することになります。

 

導入費用は高額で、導入にかかるまでの期間も長くなります。

ただ、自社の業務フローに完全にマッチしたシステムが出来上がるので、パッケージシステムと比べると高い業務効率を期待することができます。

 

業務をシステム化することで、次にその業務にあたる担当者もスムーズに業務を開始することができるでしょう。

特定の社員の経験と知識に依存する形では、もしその社員がいなくなったときに誰も業務を引き継げなくなります。

 

しかしシステムであれば誰も同じ結果を得ることができるので、そういったリスクを最小限に抑えることができます。

 

2:業務の一部を外注する

業務の一部を外注してしまうという選択もあります。

「人の手でやる必要がある」「業務が複雑で、その時々によって作業内容が変わる」「臨機応変な対応が必要」そのような業務はシステム化することが難しく、人間が行う必要があるでしょう。

 

そんな時は業務委託することでその作業を削減することができます。

もちろん業務委託には費用がかかりますが、委託したことによって従業員に余剰の時間が生まれるので、その分の時間で本業に打ち込むことで費用以上の利益を生み出すことができれば問題ありません。

 

3:一人ひとりの作業量を把握し、適切に調整する

一人ひとりの作業量を把握し、適切に調整することで業務を効率化させることができます。

 

会社では複数のメンバーで仕事を進めていくことがほとんどです。

そんな中、業務の偏りから、忙しい人と暇な人がいるというような状況になってしまうことがしばしばあります。

 

これでは、暇な人を遊ばせてしまうことになり、最大限の効率を求めることができなくなります。

暇な人が多くなればなるほど、チーム全体としての作業の進捗率が下がってしまいます。

 

そこで、メンバー一人ひとりの作業状況を把握し、適切に作業を分配する必要があります。

作業状況の把握にはタスク・スケジュール管理システムが便利です。

また、システム化により〇〇さんじゃないとできない仕事というものを無くしていくことで、仕事を均等に振りやすくなります。

 

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