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社内アプリで報告連絡相談を簡易化する!スピード感のある情報共有を!!

ビジネスにおいてほうれんそう(報告・連絡・相談)はスピードが命ですが、テレワークも当たり前となった現代では、なかなか上司や部下と顔を合わせる機会も減っています。

そこで、ここでは電話やメールよりもさらに一歩進んだ連絡方法として、社内アプリのメリットをご紹介します。

社内アプリなら共有・報告が簡単

上司や部下とリアルタイムで連絡がとれないと、重要事項の承認がとれずに仕事がストップしてしまうことも。しかし、オフィスに行っても上司や部下が必ずしもいるとは限らず、情報の共有自体に時間がかかってしまいます。

その際に利用されているのが、電話やメール、無料SNSなどです。しかし、電話は繋がりにくくメールは迷惑メールに埋もれやすく、無料SNSはセキュリティ面が問題視されています。

無料SNSやメールのように手軽で迅速に連絡ができるもの、そしてファイルの共有が可能、また電話のように相手の都合を考えなくて良いツールが欲しいものです。

これらの問題を解決する方法のひとつに、社内アプリがあります。

社内アプリとは、自社専用の業務アプリです。一般的な無料SNSのように手軽に利用できる連絡ツールです。業務報告や共有事項を共有できるのはもちろん、ビジネスに重要な『社内の関係者だけが閲覧・編集できる』点が魅力的。

社内アプリでできることは、無料SNSと大差ありません。社内アプリを導入するメリットは、たとえば以下のようなものです。

・メッセージや画像がすぐに共有できる
・重要事項を一度に複数人と共有・相談できる
・スケジュール管理ができる
・ファイルのアップロードが可能
・ネット環境があれば社外でも利用できる
・社内の人間だけが利用できる
・機能の追加や改善が容易

これらはすべてが社内アプリに共通するわけではありませんが、業務で一通りの必要な機能が搭載可能です。

メールの場合、どうしても迷惑メールに埋もれてしまったり、大して重要ではないメールに紛れたりして、どれが重要度の高いものか分かりません。社内アプリを利用すれば、導入するシステム次第でグループ別に分けたり、画像ファイルを瞬時に表示したりできます。

メールの画像ファイルの添付は簡単ですが、開封時にウィルススキャンが必要なので手間が増えますよね。それほど重要ではない添付画像だと、開く時間すらもったいなく感じてしまうのではないでしょうか。

自社専用のアプリの場合、社内の人間だけが利用できるのはもちろん、リリース後に機能の追加や改善ができるのも魅力です。長期で使う場合は、機能の追加や改善は必要不可欠です。提供されるサービスを利用するのではなく、自社専用に開発してしまえば、追加や改善も容易です。

実際に社内アプリを配布すると?

実際に社内アプリを利用する時には、注意が必要な点があります。アプリ利用に関する業務時間です。

例えば、業務時間外や休日でも対応しなければならないのか、その場合は時間外勤務扱いになるのか等の就業関連のトラブルに発展する場合があります。明確なルールは必要です。

また、複雑な機能を搭載する場合は、社内教育の時間も必要です。開発費だけではなく、導入までのコストも考慮しましょう。

配布方法も、事前の手続きに注意してください。たとえばiPhoneで利用するには、社内アプリ配布のために以下の2つのライセンス購入が求められます。

・Apple Developer Program
・Apple developer enterprise Program

社内配布の場合はこの2つのライセンスが必要です。Apple Developer ProgramはAppStoreで配布するためのライセンスです。Apple developer enterprise Programは企業内配布用のライセンスです。

企業内配布だけを目的とするなら、Apple developer enterprise Programを機能するのですが、Apple Developer Programライセンスも購入しておくと自由度が上がります。具体的には、リリース前にベータ版のテストができるTestFlightの利用などです。

いずれのライセンス購入後もアプリの有効期限に注意し、毎年の更新手続きを忘れずにしましょう。

Androidで利用する場合は、GooglePlayで配布するためにGooglePlayconsoleというツールを用意します。GooglePlayconsoleはクラッシュ数やエラー内容の詳細情報などの運用に必要なレポートが表示されるため、リリース後の修正に役立ちます。

また、配布自体はメールに添付することが出来ます。なので、サポート機能やベータ版のテストなど、必要性を感じなければ各OSのストアを経由しなくても問題ありません。

実際に社内アプリを導入した事例を2つご紹介します。まず1つ目は大手化粧品メーカーや航空会社、自動車メーカーなど8,000社以上が導入するkintone(キントーン)の導入事例です。

kintoneで社内アプリを開発した某社は、従来はエクセルを連絡ツールとして利用していました。だが満足いく機能がなく、社員によっては使いこなせていない問題を抱えていました。

そこで希望したのが、エクセルよりも活用性のある機能が搭載されており、どんな社員でも手軽に扱うことが出来るアプリでした。また、部署同士の情報の共有もスムーズにできるなど、業務効率アップへの具体的なシステムも希望しました。

結果、完成した社内アプリのおかげで部署同士をつなぐ情報共有ツールも、業務に必要な機能も手に入ったそうです。以前のようにエクセルなどが苦手な社員でも手軽に使うことが出来ました。

この例は、アプリ開発に専用ツールを利用し、なおかつ開発を社外に任せたケースです。社内アプリのメリットは自社開発のような時間や人員を割く必要がなく、またアプリ開発に慣れている専門家に任せたことで、大きな問題なく理想のアプリが手に入ったことです。

もちろん、技術さえあればアプリ開発を自社で進めても良いのですが、次の事例のように、結果的に他社へ任せる羽目になるリスクも考慮して決定しなければなりません。

2例目の某社は、すでにアプリを開発した後にアプリ配布ツールの必要に迫られたケースです。すべて自社で解決することができず、結局は他社に相談することとなりました。

他社開発のアプリ配布ツールを採用したのですが、アプリの自社開発と他社ツールの導入という二度手間をかけた結果、思いがけないメリットが生まれたそうです。

採用した商社のツールは、セキュリティのアップデートや維持が容易にできるうえ、端末や契約内容の管理もまとめて出来るものでした。他社ツールの導入をする時間をかけてしまいましたが、結果的に自社で詳しくないスタッフがそのまま配布まで進めるより、セキュリティ面などが強化されたのです。

自社開発で社内アプリを作成する場合、アプリそのもので業務効率化を狙うだけではなく、セキュリティ面や管理の難しさなどをチェックしてみましょう。

 

社内アプリの開発は、業務効率化だけではなく社員やスタッフ同士のコミュニケーションツールとしても役立ちます。手軽に画像やファイルをアップすることができ、更にはスケジュール管理もできるため、テレワークや外回りが多い上司、部下との連絡がスムーズになります。

自社開発する場合は、OSごとのアプリ配布ルールや必要なライセンスのチェックを忘れずにしましょう。また、自社専用だからこそ、セキュリティ面を重視しましょう。

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