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「まだ備品管理システム使ってないの?」備品管理をデジタル化し業務効率化する方法

備品管理をシステム化されていない方に向けて、

本記事では「備品管理をシステム化しないことによる問題」と「備品管理をシステム化する方法」を紹介します。

 

「ずさんな備品管理は危険です。場合によっては会社の信用が著しく落ちることもある!」

備品管理の一番の目的は、業務で使用する備品の個数を把握して紛失を防ぐことです。

備品も、ボールペンやファイルなどの小さいものから、パソコンやプリンターなどの巨大で高額なものがあります。

もし、人の記憶と紙の記録だけに頼っているのであれば一度備品管理の状態を見直すべきでしょう。

 

紙による記録は、紛失、書き忘れ、改ざんのリスクがあり、紙をみんなで共有するのは非常に不便ですし場所もとります。

ボールペン一本がなくなってもほとんど問題はありませんが、パソコンなどの機密情報が入った備品が紛失すれば非常に重大な問題になり会社の信用に関わる話になりかねません。

 

また、いつまで、どこにあって、誰が持って行ったのか?

という情報が正確わからなれければ紛失した後に探し出すのが非常に困難になります。

 

だからこそ、記憶や紙といったアナログな方法に頼るのではなく、より正確に記録ができ、尚且つ履歴が残るようなデジタル式の備品管理が必要です。

 

その他にも下記のような問題があります。

・備品をアナログで管理するとわかりにくい

・備品を探すのに手間がかかる

・管理台帳などに毎回名前などを記入するのが面倒

・備品を借りるのに担当者に連絡する必要があり時間がかかる

・備品が使用可能な状態かを担当者に確認する必要がある

・借りていい備品と借りられない備品の違いがわかりづらい

・担当者しか備品の詳細を知らないので現場が混乱する

・借りた備品が故障していたりする場合がある

・管理台帳がなくなる

・管理台帳の記入をしない人が出てくる

 

備品管理をアプリ化、システム化することでオフィス無駄がなくなる

備品管理をアプリ化またはシステム化することで得られる効果は主にこの4つです。

 

・棚卸業務の効率化

・備品が紛失してもすぐに気付ける

・不要な備品の購入を防ぐ

・備品の貸し出しがスムーズになる

 

・棚卸業務の効率化

年に一度、または半年に一回、棚卸業務を行う会社は多いと思います。

その際にあらかじめ登録した備品情報(何が何個、どこにあるのか?)をもとに棚卸を行うことで効率的に業務を進めることができます。

 

・備品が紛失してもすぐに気付ける、またすぐに見つかる

備品を紛失してしまうことはどこの会社でも起こり得るトラブルですが、備品管理をシステム化して備品の数を社内で共有しておくことで紛失してもすぐに気づくことができます。

 

また、システム化することで、誰が、何を、いつを持ち出したのか?

また、何の目的で持ち出したのかが一目で分かることで何処で無くしてしまったのかが特定しやすく発見できる確率が高まります。

 

・不要な備品の購入を防ぐ

備品管理をシステム化することで、何が何個あるのかが一目で分かるようになります。

そのおかげで不必要な買い物を避けることができます。

 

・備品の貸し出しがスムーズになる

備品管理をシステム化することで、パソコンから数クリックで備品の貸出申請を行うことができます。

今までなら、備品を借りるのに担当者に会いに行ったり、備品があるかを確認したりと色々と手間がありましたが、

また、システム化されているので今何の備品が借りられるのかが一目で分かります。

これにより、社内を歩き回ったり、無駄な電話に時間を使うことがなくなります。

 

ツールを活用すれば簡単に備品管理をシステム化できる

 

備品管理システムとして有名なツールを2つ紹介します。

 

1:Stock

https://www.stock-app.info/

Stockは、使いやすさに特化した備品管理システムです。

備品の管理だけでなく、取り扱い時のルール、発注の依頼などの情報もテキストで記録することができる非常に便利なツールです。

シンプルで使いやすい備品管理ツールをお求めの方にはStockがおすすめです。

 

2:Circurental

https://www.headwaters.co.jp/service/circurental.html

Circurentalは、機能が豊富な備品管理システムです。

特徴としてはクラウドサービスであることと資産の貸借、社員管理など備品管理以外の機能を持ち合わせていることです。

幅広い用途に対応したサービスだけに機能が多くStockよりは少しシンプルさに欠ける設計ではありますが、

従業員数が多い企業には必要になる機能がたくさん備わっているので規模が大きい会社におすすめのツールです。

 

備品管理システムを自社用に開発するなら

上記で備品管理ツールを紹介しましたが、上記の2つでは

「それらのツールでは対応できないケースがある」

「自社に合わせて特殊な機能が欲しい」

という場合があるかと思います。

 

そういうときは自社専用の備品管理システムを開発する必要が出てきます。

当然、システム開発会社でもない限り自社での開発は無理なので、開発を依頼する必要があります。

 

備品管理システムを全くのゼロから開発しようと思うと予算と時間がたくさんかかってしまいますので、既存のツールをうまく組み合わせながら安く費用で開発してもらうのがおすすめです。

 

例えば、SlackやGメール、Googleフォーム、スプレットシート などのシステムを流用しながらシステムを構築していくということです。

 

備品の貸出申請を送ったら「Slack」や「Gメール」に通知が届き、担当者はSlackやGメールで貸出の承認を行うことができる。

承認の結果もSlackやGメールで通知され、情報の蓄積もスプレットシートに記録され社内の全員が共有できる状態になる。

これであればゼロからシステムを構築する必要がなく、既存のツールとうまく連動させながら安価でシステムを開発することができます。

 

もちろん、機密性の高い情報などもあるかと思いますので、そう言った場合は自社で情報を管理するシステムを構築する必要があるでしょう。

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