業務効率化3つのアイデア！社内アプリとツールで報連相をスピーディに！

アイデア１：システムの活用で備品管理の自動化

社内での業務の遂行をよりスムーズにするためのアイデアの1つ目は、システムの活用をして業務の自動化を行うことです。

例えば、毎日の繰り返しの作業や誰がやってもいい単純作業はシステムを導入して自動化することで、大幅に業務効率化を実現することができる可能性があります。

そこで備品管理をシステム化することにより、誰がやっても同じ成果を出すことができるので人よって仕事の成果にバラつきがでてしまう問題を解決することができます。

備品管理の一番の目的は、業務で使用する備品の個数を把握して紛失を防ぐことです。

業務効率化のシステムは大きく分けると「パッケージシステム」と「スクラッチシステム」の２つがあります。

• パッケージシステム

「パッケージシステム」とは、既存の業務効率化のためのシステムで、様々な会社が販売しています。

タスク・スケジュール管理システムや資料制作システムなどが一般的です。

多くの会社でも使えるように汎用性の高い機能を持っているという特徴がありますが、自社の業務環境や業務フロートに柔軟に合わせることが非常に難しいです。

ただ、比較的安価ですぐに運用を開始することができることから業務をシステム化するという目的がある場合はひとまずは「パッケージシステム」を探してみることをおすすめします。

• スクラッチシステム

「スクラッチシステム」とは、言い換えるとオーダーメイドのシステムです。

業務環境や業務フローが複雑でパッケージシステムでは、既存のシステムでは対応できない場合はこちらを選択することになります。

導入費用は高額で、導入にかかるまでの期間も長くなります。

ただ、自社の業務フローに完全にマッチしたシステムが出来上がるので、パッケージシステムと比べると高い業務効率を期待することができます。

業務をシステム化することで、次にその業務にあたる担当者もスムーズに業務を開始することができるでしょう。

特定の社員の経験と知識に依存する形では、もしその社員がいなくなったときに誰も業務を引き継げなくなります。

しかしシステムであれば誰も同じ結果を得ることができるので、そういったリスクを最小限に抑えることができます。

アイデア２：社内でスタンプカードアプリを導入

業務を効率化するために、改善するべきことは企業全体で取り組むことと個人が取り組むことの2種類あります。

組織全体で取り組むべき習慣の改善

・無駄な会議を無くす

・無駄な資料、書類作成を無くす

・必要性のない雑務を無くす

・不必要な手続きを無くす

・残業を良しとする文化（空気感）を無くす

etc…

逆に個人で取り組む習慣の改善

・計画性のない仕事の見切り発車の改善

・完璧な仕事を目指して時間がかかりすぎる問題の改善

・仕事の先延ばしの改善

・残業の常習化の改善

etc…

これらの改善を個人単位で実践しても、組織全体で大きな利益にはつながりにくいでしょう。

しかし、組織全体で実践すれば大きな利益に繋がるはずです。

なので、習慣化のためにスタンプカードアプリを使ってみるというアイデアがあります。

小学生の時のラジオ体操でスタンプカードにハンコを押してもらった記憶があると思います。

その要領で「ある一つの習慣が達成したらハンコを押す」という風に「習慣がどれだけ達成されたか」と「その習慣が何日続いているのか」を可視化することで達成感を感じながら習慣化を目指すことができます。

これは個人でも組織で実践できます。

また、一定の個数のハンコが貯まったタイミングで、組織からその個人に対して何かしらのインセンティブ（報酬）があってもいいですね。

「ハンコをためて報酬を貰う」というのが一つの動機付けになり、良い習慣が組織内で作り上げられるかもしれません。

アイデア３：社内でコミュニケーションアプリの導入

一人ひとりの作業量を把握し、適切に調整することで業務を効率化させることができます。

会社では複数のメンバーで仕事を進めていくことがほとんどです。

そんな中、業務の偏りから、忙しい人と暇な人がいるというような状況になってしまうことがしばしばあります。

これでは、暇な人を遊ばせてしまうことになり、最大限の効率を求めることができなくなります。

暇な人が多くなればなるほど、チーム全体としての作業の進捗率が下がってしまいます。

そこで、メンバー一人ひとりの作業状況を把握し、適切に作業を分配する必要があります。

また、システム化により〇〇さんじゃないとできない仕事というものを無くしていくことで、仕事を均等に振りやすくなります。

この個人の作業量の把握と調整を行うためにも必要なことが「報・連・相」です。

ビジネスにおいてもほうれんそう「報告・連絡・相談」はスピードが命ですが、テレワークも当たり前となった現代では、なかなか上司や部下と顔を合わせる機会も減っています。

上司や部下とリアルタイムで連絡がとれないと、個人の作業量や調整ができないだけでなく、重要事項の承認がとれずに仕事がストップしてしまうことも。

しかし、オフィスに行っても上司や部下が必ずしもいるとは限らず、情報の共有自体に時間がかかってしまいます。

その際に利用されているのが、電話やメール、無料SNSなどです。

しかし、電話は繋がりにくくメールは迷惑メールに埋もれやすく、無料SNSはセキュリティ面が問題視されています。

無料SNSやメールのように手軽で迅速に連絡ができるもの、そしてファイルの共有が可能、また電話のように相手の都合を考えなくて良いツールが欲しいものです。

これらの問題を解決する方法のひとつに、社内アプリがあります。

社内アプリの導入のメリットと注意点

社内アプリとは、自社専用の業務アプリです。

一般的な無料SNSのように手軽に利用できる連絡ツールで、業務報告や共有事項を共有できるのはもちろん、ビジネスに重要な『社内の関係者だけが閲覧・編集できる』点が魅力的。

社内アプリでできることは、無料SNSと大差ありません。

社内アプリを導入するメリットは、たとえば以下のようなものです。

・メッセージや画像がすぐに共有できる

・重要事項を一度に複数人と共有・相談できる

・スケジュール管理ができる

・ファイルのアップロードが可能

・ネット環境があれば社外でも利用できる

・社内の人間だけが利用できる

・機能の追加や改善が容易

これらはすべてが社内アプリに共通するわけではありませんが、業務で一通りの必要な機能が搭載可能です。

メールの場合、どうしても迷惑メールに埋もれてしまったり、大して重要ではないメールに紛れたりして、どれが重要度の高いものか分かりません。

またメールの画像ファイルの添付は簡単ですが、開封時にウィルススキャンが必要なので手間が増えますよね。

それほど重要ではない添付画像だと、開く時間すらもったいなく感じてしまうのではないでしょうか。

しかし社内アプリを利用すれば、導入するシステム次第でグループ別に分けたり、画像ファイルを瞬時に表示することができるようになります。

自社専用のアプリの場合、社内の人間だけが利用できるのはもちろん、リリース後に機能の追加や改善ができるのも魅力です。

提供されるサービスを利用するのではなく、自社専用に開発してしまえば、追加や改善も容易です。

社内アプリ導入の際の注意点

社内アプリとツールの導入事例

実際に社内アプリを導入した事例を2つご紹介します。

kintone

まず１つ目は大手化粧品メーカーや航空会社、自動車メーカーなど8,000社以上が導入するkintone（キントーン）です。

kintoneで社内アプリを開発した某社は、従来はエクセルを連絡ツールとして利用していました。

しかし満足いく機能がなく、社員によっては使いこなせていない問題を抱えていました。

そこで希望したのが、エクセルよりも活用性のある機能が搭載されており、どんな社員でも手軽に扱うことが出来るアプリでした。

また、部署同士の情報の共有もスムーズにできるなど、業務効率アップへの具体的なシステムも希望しました。

結果、完成した社内アプリのおかげで部署同士をつなぐ情報共有ツールも、業務に必要な機能も手に入り、以前のようにエクセルなどが苦手な社員でも手軽に使うことが出来ました。

KINTONE紹介ページ

この例は、アプリ開発に専用ツールを利用し、なおかつ開発を社外に任せたケースです。

社内アプリのメリットは自社開発のような時間や人員を割く必要がなく、またアプリ開発に慣れている専門家に任せたことで、大きな問題なく理想のアプリが手に入ったことです。

アプリ開発後に他社への依頼

2例目の某社は、すでにアプリを開発した後にアプリ配布ツールの必要に迫られたケースです。

すべて自社で解決することができず、結局は他社に相談することとなりました。

他社開発のアプリ配布ツールを採用したのですが、アプリの自社開発と他社ツールの導入という二度手間をかけたのですが、思いがけないメリットが生まれたそうです。

採用した商社のツールは、セキュリティのアップデートや維持が容易にできるうえ、端末や契約内容の管理もまとめて出来るものでした。

他社ツールの導入をする時間をかけてしまいましたが、結果的に自社で詳しくないスタッフがそのまま配布まで進めるより、セキュリティ面などが強化されたのです。

この事例のように技術さえあればアプリ開発を自社で進めても良いのですが、結果的に他社へ任せる羽目になるリスクも考慮して決定しなければなりません。

そして、もし自社開発で社内アプリを作成する場合、アプリそのもので業務効率化を狙うだけではなく、セキュリティ面や管理の難しさなどをチェックすることが大切です。

まとめ

社内アプリの開発は、業務効率化だけではなく社員やスタッフ同士のコミュニケーションツールとしても役立つことがわかりました。

手軽に画像やファイルをアップすることができ、更にはスケジュール管理もできるため、テレワークや外回りが多い上司、部下との連絡がスムーズになるメリットがあります。

社内アプリを自社開発する場合は、OSごとのアプリ配布ルールや必要なライセンスのチェックを忘れずに。

また、自社専用だからこそ、セキュリティ面を重視して開発しましょう。

この記事をきっかけに社内アプリの導入を検討しようか悩んでいるかたは、ぜひアプリ開発のプロであるJoker Piece株式会社にお任せください。

気になることがあれば些細な事でもこちらからお問い合わせください。